Stand: 29.05.2026
Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit clutr ist:
Proximo Systems Dreessen & Haensch GbR
Bauernholztal 33
21149 Hamburg
Deutschland
Vertreten durch Philipp Dreessen und Johannes Haensch, beide Gesellschafter.
E-Mail: pd@proximo-systems.de
E-Mail: jh@proximo-systems.de
2. Zweck und Funktionsweise von clutr
clutr ist eine cloudbasierte Dokumentenablage. Nutzer können Dokumente hochladen, speichern, per Texterkennung auslesen, KI-gestützt klassifizieren, durchsuchen, exportieren und optional über externe Speicher, API-Schnittstellen oder E-Mail-Import einbinden. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung, Sicherung, Verwaltung und Verbesserung dieser Funktionen.
3. Kategorien verarbeiteter Daten
Je nach Nutzung verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:
Kontodaten wie Benutzername, Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Zwei-Faktor- Authentifizierung, Passkey-Informationen, Rollen, Workspace-Mitgliedschaften und Einstellungen.
Vertrags- und Abrechnungsdaten wie gebuchtes Paket, Credits, Zahlungsstatus, PayPal-Referenzen, Rechnungs- und Nutzungsdaten, Speicherverbrauch, Traffic, Dokument- und Seitenkontingente.
Dokumentdaten wie hochgeladene Dateien, Dateinamen, Ordnerstrukturen, Dokumentinhalte, OCR-Texte, Vorschaudaten, Suchindex, Klassifizierungen und Exportdateien.
Metadaten, die aus Dokumenten extrahiert oder durch Nutzer gepflegt werden können, etwa Anbieter, Dokumenttyp, Dokumentdatum, Beträge, Rechnungsnummern, Kundennummern, Vertragsnummern, Versicherungsnummern, Aktenzeichen, Steuernummern, USt-IDs, IBANs, Kennzeichen, Suchbegriffe und Zusammenfassungen.
Technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt von Zugriffen, Browser- und Gerätedaten, Logdaten, Session-Informationen, Sicherheitsereignisse, API-Aufrufe und Fehlerdaten.
4. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Bereitstellung des Nutzerkontos, der Workspaces, der Dokumentenablage, der Abrechnung und der gebuchten Funktionen erforderlich ist.
Soweit wir gesetzliche Pflichten erfüllen, etwa handels- oder steuerrechtliche Nachweise, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Für Sicherheitsprotokolle, Missbrauchsprävention, Fehleranalyse, Schutz der Infrastruktur und Durchsetzung berechtigter Ansprüche verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, etwa für nicht notwendige Cookies, optionale Integrationen oder bestimmte Kommunikationsformen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Nutzer können Dokumente hochladen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, etwa Gesundheitsdaten, Gewerkschaftszugehörigkeit, religiöse Angaben oder andere sensible Informationen. Wir fordern solche Daten nicht gesondert an, können ihr Vorhandensein in Nutzerdateien aber nicht ausschließen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der vom Nutzer gewählten Dokumentenfunktionen.
6. KI, OCR und automatische Metadaten
Für Texterkennung, Klassifizierung, Ordnerlogik, Suchfunktionen und Fragen an Dokumente können Dokumentinhalte, Dateinamen, OCR-Texte und Metadaten automatisiert verarbeitet werden. Dabei können externe KI-Dienstleister eingesetzt werden. Die Verarbeitung dient der vom Nutzer gewünschten Analyse und Ablage. Ergebnisse können unvollständig oder fehlerhaft sein und sollten bei wichtigen Entscheidungen geprüft werden.
Wir nutzen hochgeladene Dokumente nicht zu eigenen Werbezwecken. Eine Verwendung von Dokumentinhalten zum Training eigener allgemein verfügbarer KI-Modelle erfolgt durch uns nicht.
7. Hosting, Speicher und Infrastruktur
clutr wird auf Server- und Cloud-Infrastruktur betrieben. Eingesetzt werden können insbesondere Amazon Web Services für Serverbetrieb, Datenbanken, verschlüsselte Speicherung, E-Mail-Versand, Backups, Protokolle und Sicherheitsfunktionen. Dokumente können verschlüsselt in Objektspeichern abgelegt werden.
Zusätzlich können Nutzer externe Speicher oder Dienste anbinden, etwa Google Drive, Dropbox, OneDrive oder STRATO HiDrive. Bei Nutzung solcher Integrationen werden die hierfür erforderlichen Authentifizierungs-, Pfad-, Datei- und Metadaten verarbeitet.
8. E-Mail-Import, API und Benachrichtigungen
Bei Nutzung des E-Mail-Imports können eingehende E-Mails, Anhänge, Absender, Empfänger, Betreff, Zeitpunkte, technische Mail-Header und Mailinhalte verarbeitet werden, soweit dies für Import, Spam- und Sicherheitsprüfung, Klassifizierung und Ablage erforderlich ist.
Bei Nutzung der API werden API-Token, Uploads, Abrufe, Zeitpunkte, Statusmeldungen und technische Zugriffsdaten verarbeitet. Ordner-Benachrichtigungen können an vom Nutzer hinterlegte E-Mail-Adressen versendet werden.
9. Zahlungsdienstleister
Für Zahlungen und Guthabenaufladungen können Zahlungsdienstleister wie PayPal eingesetzt werden. Wir verarbeiten dabei insbesondere Zahlungsstatus, Betrag, Währung, Bestell- oder Transaktionsreferenzen und Zuordnung zum Nutzerkonto. Die eigentliche Zahlungsabwicklung erfolgt beim jeweiligen Zahlungsdienstleister.
10. Cookies und lokale Speicherung
clutr verwendet technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichermechanismen, insbesondere für Login, Sessionverwaltung, Sicherheit, Workspace-Auswahl und Funktionsbereitstellung. Diese sind erforderlich, um den ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen. Nicht notwendige Cookies, Tracking- oder Marketingtechniken werden nur eingesetzt, wenn hierfür eine wirksame Einwilligung vorliegt.
Konkret verwendet clutr derzeit folgende technisch notwendige Speicherungen:
das Session-Cookie session für Anmeldung, Sicherheitsstatus,
Workspace-Auswahl und laufende Authentifizierung; optional das Cookie
clutr_trusted_device, wenn Nutzer beim Login "Diesem Gerät
30 Tage vertrauen" auswählen; sowie localStorage im Browser,
um zu merken, dass der Cookie-Hinweis bereits angezeigt wurde. Tracking-,
Analyse- oder Marketing-Cookies werden nicht gesetzt.
11. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Personenbezogene Daten werden nur an Empfänger übermittelt, soweit dies für Betrieb, Sicherheit, Vertragserfüllung, Zahlungsabwicklung, Support oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Hierzu können Hostinganbieter, Cloudanbieter, KI-Dienstleister, Zahlungsdienstleister, E-Mail-Dienstleister, externe Speicheranbieter und technische Dienstleister gehören.
Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Soweit Nutzer clutr als Geschäftskunden zur Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter einsetzen, stellen wir bei Bedarf eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bereit.
12. Drittlandübermittlungen
Bei Einsatz einzelner Dienstleister kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden. In diesen Fällen achten wir auf geeignete Garantien, etwa Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln, zusätzliche Schutzmaßnahmen oder vertragliche Zusagen der Dienstleister.
13. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur solange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, Ansprüche geltend gemacht werden können oder Sicherheits- und Nachweispflichten dies erfordern.
Dokumente, OCR-Texte, Metadaten und Speicherobjekte werden grundsätzlich gelöscht, wenn Nutzer sie löschen oder das Konto bzw. der Workspace beendet wird, soweit keine gesetzlichen oder berechtigten Gründe entgegenstehen. Backups und Sicherheitskopien können für begrenzte Zeit fortbestehen, bevor sie regulär überschrieben oder gelöscht werden.
14. Sicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff und Manipulation zu schützen. Dazu gehören insbesondere Transportverschlüsselung, serverseitige Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Rollen- und Workspace-Trennung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passkeys, Virenprüfung, Protokollierung, Backups und regelmäßige Wartung.
15. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen sowie Widerruf erteilter Einwilligungen. Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten.
16. Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig kann insbesondere die Aufsichtsbehörde am Sitz des Verantwortlichen oder am Wohnort der betroffenen Person sein.
17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Funktionen, Dienstleister, Rechtsgrundlagen oder technische Abläufe ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist über die Anwendung abrufbar.
18. Datenschutzunterlagen für Geschäftskunden
Ergänzend zu dieser Datenschutzerklärung stehen folgende Unterlagen zum Datenschutz- und Sicherheitsrahmen von clutr bereit:
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO