Stand: 29.05.2026

Löschkonzept

1. Grundsatz

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Sicherheitsinteressen entgegenstehen. Löschungen sollen alle relevanten Speicherorte erfassen.

2. Dokumentlöschung

Wird ein Dokument gelöscht, sollen die Originaldatei, erzeugte PDF- oder OCR-Dateien, OCR-Text, Metadaten, Suchindex- oder Embeddingdaten, Vorschauen, lokale Archivpfade und zugehörige S3-Objekte entfernt werden, soweit technisch möglich und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

3. Workspace- und Kontolöschung

Bei Löschung eines Workspaces werden Dokumente, Ordnerstruktur, API- und E-Mail-Tokens, Einladungen, Benachrichtigungsregeln, Suchdaten und Workspace-Mitgliedschaften entfernt oder anonymisiert. Abrechnungs- und Transaktionsdaten können aufgrund gesetzlicher Pflichten länger aufbewahrt werden.

4. Temporäre Dateien und Exporte

Temporäre Upload-, OCR-, Import- und Exportdateien werden nur für die technische Verarbeitung benötigt und sollen nach Abschluss oder Ablauf einer kurzen Frist gelöscht werden. Download-Archive sollen nicht dauerhaft gespeichert werden.

5. E-Mail-Import und API

Eingehende E-Mails und API-Uploads werden verarbeitet, soweit dies für Prüfung, Import, Klassifizierung und Ablage erforderlich ist. Rohdaten, die nicht dauerhaft als Dokument abgelegt werden, sollen nach Abschluss der Verarbeitung gelöscht oder überschrieben werden.

6. Backups

Backups dienen Wiederherstellung und Sicherheit. Einzelne Daten können in Backups bis zum Ablauf der Backup-Retention fortbestehen. Backups werden nicht für den operativen Zugriff genutzt und nach Ablauf der vorgesehenen Frist überschrieben oder gelöscht.

7. Protokolle

Logdaten werden für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse gespeichert und danach gelöscht oder rotiert. Eine längere Aufbewahrung kann erfolgen, wenn sie zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen, Missbrauch oder Rechtsansprüchen erforderlich ist.

8. Löschprüfung

Löschfunktionen werden regelmäßig geprüft. Bei Änderungen an Speicherorten, S3-Strukturen, OCR-Verarbeitung, KI-Funktionen oder Exporten ist zu prüfen, ob das Löschkonzept weiterhin alle betroffenen Datenbestände erfasst.