Stand: 29.05.2026

Technische und organisatorische Maßnahmen

1. Zutritts- und Zugangsschutz

Der Betrieb erfolgt über Cloud- und Serverinfrastruktur mit rollenbasiertem Zugriff. Administrative Zugänge werden auf berechtigte Personen beschränkt. Für Nutzerkonten werden sichere Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Passkeys unterstützt. SSH- und Administrationszugriffe sind auf berechtigte Schlüssel, Benutzer und erforderliche Netze zu begrenzen.

2. Zugriffskontrolle in der Anwendung

clutr trennt Daten über Nutzer, Workspaces, Rollen und Berechtigungen. Workspaces beschränken die Sichtbarkeit von Dokumenten, Ordnern, Suchergebnissen, API-Uploads und E-Mail-Importen. Rollen wie Inhaber, Admin, Mitglied und Nur-Lesen begrenzen Verwaltungs- und Schreibrechte.

3. Verschlüsselung

Die Übertragung erfolgt über HTTPS. Dokumente können verschlüsselt in S3 gespeichert werden. Datenbanken, Backups und Speicherobjekte sind nach Möglichkeit mit serverseitiger Verschlüsselung zu betreiben. Geheimnisse wie API-Schlüssel, Datenbankzugänge und Tokens werden getrennt von Quellcode und öffentlich zugänglichen Dateien verwaltet.

4. Protokollierung und Nachvollziehbarkeit

Technische Ereignisse, Fehler, Importjobs, API-Nutzung, Zahlungsereignisse, Sicherheitsereignisse und relevante Administrationsvorgänge können protokolliert werden. Protokolle dienen Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse und Nachweisführung. Der Zugriff auf Protokolle ist auf berechtigte Personen zu beschränken.

5. Datensicherung und Wiederherstellung

Datenbanken, Konfigurationen und gespeicherte Dokumente werden durch Cloud-Sicherungsmechanismen, Snapshots oder Backups geschützt. Wiederherstellbarkeit ist regelmäßig zu testen. Backups sind vor unbefugtem Zugriff zu schützen und nur für definierte Zeiträume aufzubewahren.

6. Verfügbarkeit und Belastungssteuerung

Die Anwendung nutzt serverseitige Kapazitätskontrollen und Warteschlangen, um Verarbeitungsspitzen abzufangen. Monitoring für Serverlast, Speicher, Fehler, Queue-Zustände und externe Dienste ist vorzusehen. Kritische Updates und Neustarts erfolgen kontrolliert.

7. Schutz vor Schadsoftware

Uploads können automatisiert auf Schadsoftware geprüft werden. Virensignaturen und Sicherheitskomponenten sind regelmäßig zu aktualisieren. Verdächtige oder erkannte schädliche Dateien werden blockiert oder nicht verarbeitet.

8. Mandantentrennung

Die Anwendung verwendet Workspace-IDs, Nutzer-IDs und rollenbasierte Prüfungen, um Daten verschiedener Kunden und Workspaces logisch zu trennen. Änderungen an Ordnerlogik, Suche, Export und Upload sind gegen diese Trennung zu prüfen.

9. Entwicklungs- und Änderungsmanagement

Änderungen werden vor Deployment technisch geprüft. Syntax- und Funktionstests, Code-Reviews, sichere Konfiguration und kontrollierte Deployments reduzieren das Risiko von Fehlkonfigurationen. Produktivzugänge und Produktivdaten sind von Entwicklungszwecken zu trennen.

10. Löschung und Datenminimierung

Löschungen sollen Dokumentdateien, OCR-Texte, Metadaten, Suchindex, S3-Objekte, temporäre Dateien und Exportarchive erfassen. Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für die jeweiligen Funktionen erforderlich ist.

11. Incident Response

Für Sicherheits- und Datenschutzvorfälle besteht ein definierter Datenpannenprozess. Vorfälle werden bewertet, eingegrenzt, dokumentiert und bei Bedarf innerhalb der gesetzlichen Fristen an Kunden und Aufsichtsbehörden kommuniziert.